10 preguntas que los artistas deben hacer a los organizadores de eventos​

diciembre 5, 2021 Por Laura Torrico 0

Te han invitado a participar en un evento -exposición o feria- en el que se pretende que los artistas tengan stands que muestren su obra.  ¿Cuáles son las preguntas que debe hacerse antes de comprometerse financiera y contractualmente al ocupar un stand?

Esta es la lista de comprobación que sugiero.  Mis comentarios se basan en:

  • una larga experiencia en la organización de eventos y en el tiempo que lleva/lo que implica y lo que se necesita para que los eventos sean un éxito
  • ejemplos reales de cosas que hemos vivido mis amigos y yo. Algunos podrían llamarlos “historias de terror”.

1. ¿El evento/feria tiene historia?

Un evento que se haya realizado en múltiples ediciones cuenta con un grupo de seguidores comprometidos que acuden cada año.

Un evento nuevo tiene que construir todo eso desde cero, por lo que debe tener

  • un discurso muy persuasivo en el primer año para arrancar con los expositores
  • muchos contactos con personas que puedan generar visitantes

Sospecha si un evento te da pocos detalles sobre el evento y cómo se va a organizar, por lo general suelen tenerlo todo muy bien “atado”.

  • una larga experiencia en la organización de eventos y en el tiempo que lleva/lo que implica y lo que se necesita para que los eventos sean un éxito
  • ejemplos reales de cosas que hemos vivido mis amigos y yo. Algunos podrían llamarlos “historias de terror”.

2. ¿Quién organiza el evento?

Un evento organizado por personas que saben hacerlo bien puede ser un verdadero placer.  En cambio, los eventos organizados por aficionados pueden ser una auténtica pesadilla para todos.

Un evento organizado por personas sin experiencia siempre me hace saltar las alarmas.  La organización de grandes eventos es algo a lo que algunas personas dedican toda su vida.  Tienen una logística muy complicada y hay todo tipo de normas y reglamentos que deben cumplir.  Los grandes eventos no suelen ser algo que los aficionados hagan bien.  Comprueba el nombre de la organización y sus antecedentes.  Comprueba si son quienes dicen ser.

3. ¿Tiene algún patrocinador?

Los grandes nombres que patrocinan un evento siempre aportan cierta comodidad a los posibles expositores

La ausencia de patrocinadores en los nuevos eventos puede significar que los organizadores no sepan cómo organizarlos y, muy probablemente, tampoco tengan presupuesto.

4. ¿Qué nombres se citan para tener un stand?

Los organizadores experimentados siempre indican quiénes se han inscrito por adelantado.  Esto se debe, en parte, a que contratan a personas para los stands del año siguiente mientras el evento de este año está en marcha.  Esto significa que empiezan a dirigirse a los nuevos expositores después de haber confeccionado una “lista” de expositores habituales que ya se han hecho con todos los lugares principales.

Los nuevos organizadores por lo general, no suelen tener a nadie inscrito cuando empiezan a presentar sus propuestas.

Ten cuidado con los eventos que indican que la lista de exhibidores se publicará más tarde/cerca de la fecha del evento.  Esto significa que no hay ninguna, o muy poca preventa antes de presentar a los nuevos expositores.

5. ¿Cómo se comercializa el evento?

¿Qué dice sobre el público al que se dirige, y es probable que sean personas que se interesen por su arte o género concreto?

¿Dispone la organización de un paquete de información comercial que indique cómo se comercializará el evento entre su público objetivo, a largo, medio y corto plazo?

Los profesionales saben que deben atraer a las personas adecuadas para que el evento sea un éxito y para que repitan al año siguiente.  También saben que hay que crear conciencia y luego convertir el interés en asistencia real, y también saben cómo hacerlo.

Los aficionados no tienen ni idea de a quién dirigirse, cómo llegar a ellos y cómo persuadir a la gente de que se trata de un evento que aportará beneficios.  Si no pueden proporcionar ningún detalle, probablemente ni siquiera se lo han planteado todavía.

6. Comprueba la cotización de la organización que organiza el evento.

El precio de las acciones es un buen indicador de la solidez de una organización.  Incluso los eventos de larga duración pueden tener problemas financieros, y si los inversores se dan cuenta de ello, pueden estar seguros de que se reflejará en el precio de las acciones.

  • No adelantes dinero a una organización que no parece gozar de una buena salud financiera.
  • Nunca des a una organización dinero que no pueda permitirse perder.

7. ¿Qué tipo de stand se ofrece?

¿El evento es interior o exterior? ¿Son los stands de tamaño flexible?  ¿Dispone del kit para aprovechar al máximo los stands de la oferta?  ¿Tiene que alquilar el equipo del stand al organizador del evento o puede llevar el suyo propio?

8. ¿Qué tarifas se ofrecen?

Siempre es bueno saber cómo se comparan las tarifas de los stands entre los distintos eventos.

Comprueba siempre si hay algún descuento por reservar con antelación.  No olvides el coste de oportunidad del capital si pagas con mucha antelación.

9. ¿Cuál es el coste total?

Los profesionales te proporcionan un formulario que te permite desglosar todos los gastos que vas a tener.

Los aficionados te van informando de los costes a medida que avanzas; cuando te das cuenta de que vas a perder dinero puede ser tarde y ya puede que sea difícil no acudir, pero si vas, vas a seguir sumando costes.

No olvides que siempre vas a tener gastos que no tienen nada que ver con el organizador del evento y que también hay que tener en cuenta (gasolina, billetes de tren, autobús…)

10. ¿Existe un calendario detallado de lo que ocurrirá de aquí a la fecha del evento?

Las personas que se ganan la vida planificando eventos pueden decirte exactamente qué pasa y cuándo, porque lo tienen todo planeado con mucha antelación.

Los aficionados no suelen tener ni idea y a menudo no programan los requisitos de un evento en el orden correcto, o no lo hacen en absoluto.

Obviamente hay muchas más preguntas que se pueden hacer.